Newsわかりやすい資料をパワポでつくるポイントー提案書の構成編ー
- 資料作成ノウハウ
2023.10.24 更新
SENA株式会社広報担当の大川です。
数ある資料のなかで今回は、パワポで作るBtoB向け（企業間取引）提案書の構成についてお伝えしていきます。
構成のポイント、実際の作成時に即実行できる具体的な内容もお伝えしていきます。
ぜひご参考にしてくださいね。
■わかりやすい資料とは
わかりやすい＝脳が短時間で情報を処理できる＝脳にも目にも優しい
弊社では上記を「わかりやすい」と定義し、資料作成を行っています。
明確な意図を持った情報のみで構成された資料＝「わかりやすい資料」
となります。
■提案書構成のポイント
１）スムーズなストーリー展開にする
情報が点在し、内容を理解するのが難しい構成はNG。
文章の組み立て一つにおいても、読み手の負担を減らし、心地よく読み進められるよう配慮しましょう。
2）自社の特徴を示し他社と差別化をする
提案するサービスや商品の特徴やコンセプトがはっきりしていないとインパクトに欠けてしまいます。
「弊社の特徴は〇〇です」「他社との違いは〇〇です」と自社の強みを明確に示すことが大切です。
3）課題に沿った解決策を提示する
一般論を提示してもお客様には刺さりませんよね。
「御社の〇〇の課題に対して、弊社の△△で解決できます」という内容が具体的に伝わるように、お客様それぞれが抱える課題に沿う解決策を提示しましょう。
4）提案を採用後のメリットを明確にする
「〇〇も▲▲もできません」など、自社のリスクヘッジに気を取られ、制約条件ばかり提示してしまうとお客様は「本当に一緒に仕事したいと思ってる？」と不信感を抱いてしまう可能性があります。
採用していただいた先にあるポジティブな未来をしっかり示しましょう。
5）シンプルで見やすいデザインにする
意図のない図や表を入れたり、装飾のためのデザインは不要です。
専門用語などの盛り込みすぎぎにも要注意ですね。
「見づらい」と受け取られてしまうと、それだけで提案の採用においてマイナスになりかねません。
ここからは具体的な構成の例に沿って、詳しくご説明していきます。
■具体的な提案書の構成
１）表紙
・タイトル
最初に目に留まるので、何についての提案かが一目でわかるタイトルにすることが大事なポイントです。「この先も見たい！」と思ってもらえる面白みやエッセンスを加えられるといいですね。
・導入／挨拶
お客様に提案の機会をいただけたことへの感謝を伝えましょう。
提案するに至った背景をシンプルに記載します。
※お客様との関係性を考慮し、割愛する場合もあります。
２）目次
目次は「道しるべ」です。
お客様の中でも複数人で提案書を見る場合が多く、担当者によって気になるポイントも様々です。
また、ずっと集中して資料を見続けることはそう簡単ではないですよね。お客様一人一人が「特に注目する箇所」をご自身で判断いただける情報として、目次は大切になります。
３）提案のコンセプト
提案の売り、一番伝えたいことをまとめて最初に提示しましょう。
基本的に経営者や意思決定者は「時間に余裕はない」と頭に入れておきましょう。
最後まで読まないと趣旨がわからない提案書はNGです。
４）提案の導入
提案の導入を明記する目的は、お客様との信頼関係構築です。
「御社にどんな課題認識があって、弊社はそれを共有し解決していきます」という意志表示をすることで
「この会社なら信頼できる」と感じて貰うポイントとなります。
・背景と目的
提案するサービスや製品に対して、取り組んできた経緯や達成したいゴール、取り組むことになった背景を明記します。
・現状の課題／問題
お客様は、ありたい姿に対して「助けて―！」と感じる課題・問題を抱えている状態です。
これらを明確にし、現状のうまくいっていないことを一緒に解決していきますという意志表示をしましょう。
事前に担当の方と課題設定ができているとより質の高い提案書となります。
５）提案内容の詳細
課題や問題を具体的に解決していくための施策や、なぜそれが必要なのか、重要なのかの理由を提示しましょう。
課題解決＋期待効果
この2つが揃ってお客様は「この提案なら解決できる。投資しよう」
という考えになります。
・課題解決案
ここで明記することがメインの提案内容になります。
例）自社のサービスや製品の〇〇を導入する
↓
◇◇の問題が解決できる
一番伝えたいことをしっかり提示しましょう。
・導入による効果
課題解決が実現したその先に、どんな効果があるかということを掲示していく必要があります。
効果が得られないものに対しては、「投資する必要がない」と誰もが感じますよね。
「〇〇のようないいことがあります」という期待効果を示すことで信用を得ましょう。
数値で示すことも効果的です。
６）スケジュール・進め方
「効果がありそう！」と提案内容に納得・共感して貰えても、
この先どういったステップで進めていくのかがわからないと、お客様は不安になりますよね。
具体的な作業タスクやチームの体制や役割、どんな風に取り組んでいくのかの道筋・方針を示して安心して貰いましょう。
７）費用の見積もり
「なにをどこまでの範囲で行うことに対して、これだけのお金がかかります」
ということが具体的に示されていると、お客様はとても安心しますし、信頼感があがりますよね。
コンサルをする場合はコンサル費用、システムを購入する場合はライセンス費用など、明確に示しましょう。
８）会社概要・実績
提案書の最後に、自社の会社概要と実績をシンプルに記載しましょう。
お客様内で稟議に上がる可能性もありますので、考慮した上で明記するのがいいですね。
■まとめ
提案書の構成例を出させていただきましたが、業界や職種によって異なる点もあるかと思います。
しかし、どんな提案書であっても、見る相手が「あなたの会社だから採用します！」という成果に繋がる資料を提供できることが大前提ですよね。
ぜひ、今回の記事を参考に作成していただければと思います。
資料作成において「こんなことで悩んでいます」などお気軽にお問い合わせくださいね。
また、資料作成に関するお役立ち資料のダウンロードもしていただけます。
ぜひご活用ください。
最後までお読みいただきありがとうございました。